設計工作術 | 專案管理踩雷分享

09/11/2020 ・ 設計

筆者最近剛好有機會肩負幾個大專案進行,其中包含一塊設計這個部落格的前期規劃。在這過程當中學習到很多與人合作和專案規劃的細節。其中一些踩雷經驗分享給讀者。

甘特圖,好像對我沒有用

我是一個喜歡做規劃,喜歡將文件歸類、專案安排,但喜歡和實際狀況卻是有落差的。
剛開始專案時,會發現有各種大大小小的事需要準備、寫文件、留意、和人討論等等,剛開始我找了很多專案規劃的工具 Trello 、todoistNotion 、Evernote、甘特圖工具,試圖找一個我方便一次看到整個專案的進度的工具。
剛開始我嘗試用 ProjectSheet planning 這套 Google Sheets 的甘特圖工具:

首先列出大 Project 後再往下切小專案項目、排上大專案的上線時間,接著再往前粗估每一階段的完成時間,有些項目太細或離現在的時間太遠就先不列出。
剛排出來後,有一種看清、掌握整個專案安心感。
但,這就是真正的問題啊!!
現實是,永遠有更重要的(ㄗㄚˊ)事會安插進來或是拖延症發作(想想還有很多時間可以做。不如就先放著w? 結果就像高中的寒暑假作業一樣,最後一個禮拜趕著寫完。😅 )
就這樣,過了兩三個禮拜,我忽然看到這一排的大專案和細項覺得不知所措,現在應該做哪些?因為每一件事的結束時間都還沒到,哪一件事需要先進行的?
後來請教一位資深的工程師,詢問他關於大專案進行的方式。他看到我的甘特圖後,不自覺地大笑起來。
純粹對於一個專案管理的菜鳥來說,只有一個人在管理專案時,這對我來說真的不是那麼適合的工具。(對甘特圖沒有惡意 XD)
他分享了一個最重要的安排工作方式:

專注在兩個禮拜內可以解決的項目

大型專案進行的時間太長,中間的變動性很高,所以即使將每一個項目的時間都排好,結果絕對不會如預期的每一項都在時間點上完成,那倒不如先將專案的大項目階段大致列出後,在列出“兩週內”能達成的“小項目”,然後這兩週就專注解決這些問題。

在這當中可能會有突發的新問題,發現時可頻估如果是短時間1、2 小時內可解決的,就先執行。如果不行,就先排在預計執行的列表內。
接著用專案管理工具 Trello 、 Notion 等,建立三、四個版,列出包含待完成、進行中、已完成或是再細一點的狀態包含待確認,如果是發想的創意,可以再建一個許願池版,將靈感或想要做的項目列在這一個版內。

這次網站規劃,我使用 Notion 管理,並建立兩個頁面,一個是放專案的大項目進度,這裏的項目不分大小,但就盡量將需要完成的事情全都排上去、另一個則是放置兩週內執行的項目。

調整成後,我更能專注在完成現在進行的事情上;因為每一個小項目都很細,所以我幾乎每天都會看一下版,確認有沒有什麼項目完成或是可以取消的;有時可能當初只是先列出待辦清單,但實際在做的時候可能有更好的方式,所以取消了某些項目,也是很常見的;同樣,也有蠻多項目是在執行階段時,發現需要再繞回前一個步驟調整,那麼就在預計進行的版內加入。

執行後的心得:好的 PM 帶你飛!

經過這次調整工作流程後,真心佩服過去和我合作的 PM 大大們。 我很幸運的遇到蠻多能力很強的 PM ,在和他們工作時和客戶確認需求、擋掉多餘的需求,協助安排我的工作時程,讓我可以很安心的做我的工作。而我也在這幾次的專案當中學到,多花一點時間確認需求、列出清單,更能減輕執行者的負擔,相反的,倉促規劃流程,有時反而要花更多時間去調整流程。
最後,如果你也深陷在專案海裡,不妨也嘗試看看將兩週內可完成的項目提取起來,每一個禮拜 Review 有什麼工作提前完成了、什麼工作延宕或需要花更長時間執行的?希望這次的分享可以給予你幫助 :)


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